Wielozadaniowość to mit o maksymalnym wykorzystaniu czasu

Pracodawcy często poszukują osób, które mają podzielną uwagę i potrafią wykonywać kilka zadań naraz, na przykład jednocześnie rozmawiać z klientem, przygotowywać dla niego ofertę i sprawdzać mejle. Jednak czy taka forma pracy jest efektywna i skuteczna? Jak się okazuje – nie!
Wielozadaniowość. Ilustracja poglądowa Wielozadaniowość to mit o maksymalnym wykorzystaniu czasu
Wielozadaniowość. Ilustracja poglądowa / pixabay.com

Wielozadaniowość, czyli multitasking, to pojęcie wywodzące się z terminologii dotyczącej komputerowych systemów operacyjnych (ang. computer multitasking), które szybko zaczęto wykorzystywać do opisu wykonywania zadań przez człowieka. Oceny umiejętności wykonywania kilku czynności jednocześnie zazwyczaj dokonuje się w kontekście kompetencji pracowników. O multitaskingu mówi się wtedy, gdy pracownik jest w stanie szybko „przełączyć” się między poszczególnymi zadaniami.

Nie każdy jest Harrym Kahnem

W zeszłym stuleciu zasłynął Harry Kahne, który wielozadaniowość miał we krwi. Podczas występu odczytywał na głos tytuły gazet, jedną ręką zapisywał je od tyłu i do góry nogami, a drugą robił to samo w lustrzanym odbiciu. Jednocześnie dzielił wielomilionową liczbę przez 4, a kolejne 7 wielomilionowych liczb dodawał. Ponadto przez cały czas prowadził dialog z publicznością. Te wszystkie czynności wykonywał jednocześnie! Harry Kahne stworzył nawet specjalny kurs, w którym zamieścił zadania umysłowe mające nauczyć ludzi jego niesamowitych zdolności. Niestety, drugiego Harry’ego Kahna nie było. Badania przeprowadzone wiele lat później pokazały, że nie da się nauczyć multitaskingu, ale bardzo niewielki odsetek ludzi ma tendencję do wielozadaniowości, która w ich przypadku nie powoduje obniżenia jakości wykonania poszczególnych zadań. Jest to jednak niewielki odsetek społeczeństwa. Uznano więc, że multitasking to nie umiejętność, a wrodzona predyspozycja.

Nie wszystko naraz

Nasz mózg ma ogromne trudności w wykonywaniu więcej niż jednej czynności jednocześnie. Pokazały to badania wykonane w 2001 roku przez trójkę badaczy z Uniwersytetu w Michigan. Udowodnili oni, że spadek wydajności podczas wykonywania kilku czynności jednocześnie może sięgać nawet 40 procent. To spadek efektywności o blisko połowę! Nasz mózg nie potrafi skoncentrować uwagi na chociażby dwóch czynnościach jednocześnie. Oznacza to, że kiedy wykonujemy dwie czynności jednocześnie, mózg tak naprawdę przełącza uwagę pomiędzy jedną czynnością a drugą, co daje złudne poczucie skupiania się na nich w tej samej chwili. Za każdym razem, kiedy dochodzi do takiego przełączenia uwagi, mózg potrzebuje kolejnej milisekundy na „złapanie uwagi” i zdanie sobie sprawy z tego, co aktualnie się dzieje. To przełączanie uwagi pomiędzy czynnościami jest właśnie najbardziej niekorzystne, ponieważ bardzo męczy mózg, powodując duży spadek efektywności. I choć krótkoterminowo wydaje się nam, że robimy więcej, to w efekcie jakość wykonanej pracy jest zdecydowanie niższa. Osoby, które np. uczą się do egzaminu i jednocześnie sprawdzają regularnie media społecznościowe, wypadają statystycznie gorzej na egzaminach od osób, które nie ulegają „rozpraszaczom” w trakcie nauki.

Podczas pracy nad jednym zadaniem obie strony kory przedczołowej odpowiedzialnej za skupienie współpracują ze sobą w harmonii. W przypadku dwóch różnych zadań, jak wynika z badań naukowców z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale w Paryżu, poszczególne strony mózgu działają niezależnie. Powoduje to problemy z zapamiętywaniem szczegółów oraz popełnianie aż trzykrotnie większej liczby błędów. Podobnie uważają eksperci z University of Southern California, twierdząc, że multitasking przyczynia się do większej liczby błędów i generalnie gorszej jakości wykonania zadań. Badacze z University of London dowodzą natomiast, że multitasking wpływa na mózg podobnie jak palenie marihuany lub brak snu w nocy. Iloraz inteligencji (IQ) badanych dorosłych, którzy wykonywali wiele zadań jednocześnie, spadał średnio o 15 punktów i był porównywalny do 8-latka.

Małe i wielkie skutki wielozadaniowości

Co ciekawe, z badania pracowników Yale School of Management wynika, że multitasking może wpływać pozytywnie na poziom realizacji zadań, jeśli są one bardzo do siebie podobne. Mówi się wówczas o „iluzji” multitaskingu. Błędy i brak koncentracji pojawiają się wtedy, gdy wykonujemy dwie bardzo różne czynności, np. oglądamy telewizję i czytamy książkę. Multitasking nie jest wyłącznie zły i szkodliwy. Mało obciążające wydaje się stosowanie go w czynnościach niewymagających od nas zbytniej uwagi, jak np. gotowanie i słuchanie audiobooka albo nauka słówek przez słuchawki podczas biegania. Większość matek uważa (niekiedy żartobliwie), że pracuje na wiele etatów jednocześnie. Jednak część tych czynności wykonują one rutynowo, niemal automatycznie, jak np. doglądanie gotowania, przez co więcej skupienia osiągają nad zadaniem głównym, jak choćby karmieniem dziecka. Nie można porównywać skutków jednoczesnego oglądania meczu i rozmowy z kimś z jazdą samochodem i rozmawianiem przez telefon – nawet przez zestaw głośnomówiący, bo skutki tej drugiej sytuacji mogą być tragiczne.

Skazani na multitasking

W większości przypadków wykonywanie wielu różnorodnych zadań wpływa niekorzystnie na rezultaty, jednak nie zawsze mamy wybór. Jeśli stanowisko wymaga od nas wykonywania wielu zadań naraz lub ciągłego przeskakiwania między nimi, powinniśmy być odpowiednio przygotowani. Planowanie zadań i tworzenie list do zrobienia to kluczowa zasada, której powinniśmy się trzymać. Jeśli chcemy dobrze i sprawnie wykonywać wiele zadań naraz, musimy dokładnie zaplanować swoją pracę. Dzięki temu będzie wiadomo, jakie i w jakiej kolejności zadania wykonywać. Pomoże w tym spis obowiązków, np. lista ułożona w kolejności od najbardziej priorytetowych zadań. Oto kilka wskazówek:

  • Tworzyć notatki. Kiedy mamy wiele zadań do wykonania, bardzo łatwo jest o czymś zapomnieć. Dlatego tak ważne jest tworzenie notatek – zarówno dotyczących szczegółów wykonywanych obowiązków, jak również pomysłów, które wykorzystamy w przyszłości. W ten sposób wspieramy swój przeciążony wielozadaniowością mózg.
  • Grupować zadania. Z badań wynika, że multitasking daje dobre efekty, kiedy poszczególne zadania są do siebie podobne. Dlatego, planując pracę, warto pogrupować swoje obowiązki według ich podobieństwa. Na przykład: w pierwszej połowie dnia odpisujemy na mejle klientów oraz kontaktujemy się z nimi telefonicznie, a w drugiej połowie — przygotowujemy analizy czy jej prezentację z wynikami. Staramy się nie wykonywać naraz lub od razu po sobie zadań całkowicie innego rodzaju.
  • Kończyć rozpoczęte prace. O ile jest to możliwe, staramy się kończyć to, co zaczęliśmy. Unikamy sytuacji, w których mamy rozgrzebane kilka lub kilkanaście projektów, ale żaden nie jest ukończony. Bardzo trudno będzie się w nich połapać i spada nasza motywacja. W pracy bardzo ważne jest, aby kończyć zadania i mieć poczucie dobrze zrealizowanych obowiązków.
  • Dbać o „work-life balance” – równowagę pracy i życia. Nie zapominajmy o odpoczynku i życiu prywatnym. Brak snu, litry kawy i sporadyczny kontakt z bliskimi nie pomagają uporać się z zadaniami w pracy. Postarajmy się wyznaczyć wyraźną granicę między czasem pracy a życiem prywatnym. O ile to możliwe, starajmy się wykonywać swoje zadania w regularnych godzinach i nie korzystać ze służbowego mejla w weekend czy podczas wakacji.
  • Unikać „rozpraszaczy”. Skupienie na pracy jest trudne, kiedy jesteśmy atakowani przez wiele bodźców zewnętrznych. Gdy wykonujemy swoje zadania, unikajmy przeglądania portali społecznościowych, pisania postów do znajomych czy też oglądania kątem oka telewizji. Zadbajmy, aby nasze środowisko pracy było wolne od tego typy „rozpraszaczy”.

Pomóc również może metoda zwana techniką Pomodoro, o której już wkrótce.

 

 


Oceń artykuł
Wczytuję ocenę...

 

POLECANE
Rolnik wylał gnojówkę przed kancelarią Tuska. Jest nagranie z ostatniej chwili
Rolnik wylał gnojówkę przed kancelarią Tuska. Jest nagranie

– Kiedy pan wyjdzie porozmawiać z ludźmi? – pyta premiera rolnik, który postanowił wylać gnojówkę pod kancelarią premiera Donalda Tuska.

Prezydent Izraela: Atak Iranu to deklaracja wojny z ostatniej chwili
Prezydent Izraela: Atak Iranu to deklaracja wojny

Irański atak na Izrael był "deklaracją wojny" i "nadszedł czas, aby świat stawił czoła temu imperium zła w Teheranie" – powiedział w niedzielę prezydent Izraela Icchak Hercog w wywiadzie udzielonym brytyjskiej stacji Sky News.

Jako pierwszy przebywał w twierdzy dżihadystów. Jürgen Todenhöfer dla Tysol.pl: W Niemczech poszło coś nie tak Wiadomości
Jako pierwszy przebywał w "twierdzy dżihadystów". Jürgen Todenhöfer dla Tysol.pl: W Niemczech poszło coś nie tak

Eksperci uspokajają, że Państwo Islamskie nie zagraża już światu zachodniemu. „Nic bardziej mylnego” - mówi Jürgen Todenhöfer, który w 2014 roku jako pierwszy zachodni dziennikarz przebywał w strefie okupowanej przez terrorystów ISIS, w rozmowie z Wojciechem Osińskim.

Chamskie żarty o seksualnym podtekście. Dziwne zachowanie Jacka Protasiewicza z ostatniej chwili
"Chamskie żarty o seksualnym podtekście". Dziwne zachowanie Jacka Protasiewicza

Wicewojewoda dolnośląski Jacek Protasiewicz opublikował serię dziwnych wpisów na platformie X (dawniej Twitter). Nie obyło się bez ataków wobec przedstawicieli innych partii, których treść nie nadaje się do cytowania. Niektóre tweety polityka już zniknęły.

Pilna operacja Wojciecha Szczęsnego. Są nowe wieści z ostatniej chwili
Pilna operacja Wojciecha Szczęsnego. Są nowe wieści

Bramkarz Juventusu Turyn Wojciech Szczęsny, który przeszedł zabieg chirurgiczny w związku z pęknięciem kości nosowej, będzie pauzował około 10 dni. "La Gazzetta dello Sport" podała na stronie internetowej, że Polak chce być do dyspozycji 23 kwietnia w spotkaniu Pucharu Włoch z Lazio Rzym.

Zdjęcia ogórków z Biedronki wywołały burzę. Sieć zabrała głos z ostatniej chwili
Zdjęcia ogórków z Biedronki wywołały burzę. Sieć zabrała głos

"To jest skandal aby takie warzywa były na sklepie przez cały dzień" – pisze jedna z internautek i publikuje szokujące zdjęcia. Sieć Biedronka wydała komunikat.

Morawiecki: Jako państwo musimy w trybie natychmiastowym zwiększyć poziom obrony powietrznej RP z ostatniej chwili
Morawiecki: Jako państwo musimy w trybie natychmiastowym zwiększyć poziom obrony powietrznej RP

"Zostawiliśmy budżet, który umożliwił wydatki na obronność Polski, najwyższe w NATO (ok.4%). Nie zmarnujcie tego" – oświadczył były premier Mateusz Morawiecki.

Grafzero: Openboxing, Book Haul i TBR - wiosna 2024 z ostatniej chwili
Grafzero: Openboxing, Book Haul i TBR - wiosna 2024

Wiosna a więc nożyczki w dłoń i czas na otwieranie paczek z książkami. Grafzero vlog literacki o powieściach historycznych, klasyce literatury, fantastyce i komiksie :) Zapraszam!

Potężne zwolnienia w niemieckich hutach. W tle Zielony Ład Wiadomości
Potężne zwolnienia w niemieckich hutach. W tle Zielony Ład

Niemiecki koncern hutniczy Thyssenkrupp argumentuje, że mizerna koniunktura gospodarcza, rosnące koszty energii i presja importowa z Azji zmuszają koncern do zwolnienia aż 5 000 pracowników.

Rocznica wyzwolenia KL Ravensbrück. Niemiecka Antifa zaatakowała Polaków z ostatniej chwili
Rocznica wyzwolenia KL Ravensbrück. Niemiecka Antifa zaatakowała Polaków

– Gdy zobaczyli, że mam flagę polską, wpadli w szał – mówi reporter Telewizji Republika w relacji z obchodów rocznicy wyzwolenia KL Ravensbrück.

REKLAMA

Wielozadaniowość to mit o maksymalnym wykorzystaniu czasu

Pracodawcy często poszukują osób, które mają podzielną uwagę i potrafią wykonywać kilka zadań naraz, na przykład jednocześnie rozmawiać z klientem, przygotowywać dla niego ofertę i sprawdzać mejle. Jednak czy taka forma pracy jest efektywna i skuteczna? Jak się okazuje – nie!
Wielozadaniowość. Ilustracja poglądowa Wielozadaniowość to mit o maksymalnym wykorzystaniu czasu
Wielozadaniowość. Ilustracja poglądowa / pixabay.com

Wielozadaniowość, czyli multitasking, to pojęcie wywodzące się z terminologii dotyczącej komputerowych systemów operacyjnych (ang. computer multitasking), które szybko zaczęto wykorzystywać do opisu wykonywania zadań przez człowieka. Oceny umiejętności wykonywania kilku czynności jednocześnie zazwyczaj dokonuje się w kontekście kompetencji pracowników. O multitaskingu mówi się wtedy, gdy pracownik jest w stanie szybko „przełączyć” się między poszczególnymi zadaniami.

Nie każdy jest Harrym Kahnem

W zeszłym stuleciu zasłynął Harry Kahne, który wielozadaniowość miał we krwi. Podczas występu odczytywał na głos tytuły gazet, jedną ręką zapisywał je od tyłu i do góry nogami, a drugą robił to samo w lustrzanym odbiciu. Jednocześnie dzielił wielomilionową liczbę przez 4, a kolejne 7 wielomilionowych liczb dodawał. Ponadto przez cały czas prowadził dialog z publicznością. Te wszystkie czynności wykonywał jednocześnie! Harry Kahne stworzył nawet specjalny kurs, w którym zamieścił zadania umysłowe mające nauczyć ludzi jego niesamowitych zdolności. Niestety, drugiego Harry’ego Kahna nie było. Badania przeprowadzone wiele lat później pokazały, że nie da się nauczyć multitaskingu, ale bardzo niewielki odsetek ludzi ma tendencję do wielozadaniowości, która w ich przypadku nie powoduje obniżenia jakości wykonania poszczególnych zadań. Jest to jednak niewielki odsetek społeczeństwa. Uznano więc, że multitasking to nie umiejętność, a wrodzona predyspozycja.

Nie wszystko naraz

Nasz mózg ma ogromne trudności w wykonywaniu więcej niż jednej czynności jednocześnie. Pokazały to badania wykonane w 2001 roku przez trójkę badaczy z Uniwersytetu w Michigan. Udowodnili oni, że spadek wydajności podczas wykonywania kilku czynności jednocześnie może sięgać nawet 40 procent. To spadek efektywności o blisko połowę! Nasz mózg nie potrafi skoncentrować uwagi na chociażby dwóch czynnościach jednocześnie. Oznacza to, że kiedy wykonujemy dwie czynności jednocześnie, mózg tak naprawdę przełącza uwagę pomiędzy jedną czynnością a drugą, co daje złudne poczucie skupiania się na nich w tej samej chwili. Za każdym razem, kiedy dochodzi do takiego przełączenia uwagi, mózg potrzebuje kolejnej milisekundy na „złapanie uwagi” i zdanie sobie sprawy z tego, co aktualnie się dzieje. To przełączanie uwagi pomiędzy czynnościami jest właśnie najbardziej niekorzystne, ponieważ bardzo męczy mózg, powodując duży spadek efektywności. I choć krótkoterminowo wydaje się nam, że robimy więcej, to w efekcie jakość wykonanej pracy jest zdecydowanie niższa. Osoby, które np. uczą się do egzaminu i jednocześnie sprawdzają regularnie media społecznościowe, wypadają statystycznie gorzej na egzaminach od osób, które nie ulegają „rozpraszaczom” w trakcie nauki.

Podczas pracy nad jednym zadaniem obie strony kory przedczołowej odpowiedzialnej za skupienie współpracują ze sobą w harmonii. W przypadku dwóch różnych zadań, jak wynika z badań naukowców z Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale w Paryżu, poszczególne strony mózgu działają niezależnie. Powoduje to problemy z zapamiętywaniem szczegółów oraz popełnianie aż trzykrotnie większej liczby błędów. Podobnie uważają eksperci z University of Southern California, twierdząc, że multitasking przyczynia się do większej liczby błędów i generalnie gorszej jakości wykonania zadań. Badacze z University of London dowodzą natomiast, że multitasking wpływa na mózg podobnie jak palenie marihuany lub brak snu w nocy. Iloraz inteligencji (IQ) badanych dorosłych, którzy wykonywali wiele zadań jednocześnie, spadał średnio o 15 punktów i był porównywalny do 8-latka.

Małe i wielkie skutki wielozadaniowości

Co ciekawe, z badania pracowników Yale School of Management wynika, że multitasking może wpływać pozytywnie na poziom realizacji zadań, jeśli są one bardzo do siebie podobne. Mówi się wówczas o „iluzji” multitaskingu. Błędy i brak koncentracji pojawiają się wtedy, gdy wykonujemy dwie bardzo różne czynności, np. oglądamy telewizję i czytamy książkę. Multitasking nie jest wyłącznie zły i szkodliwy. Mało obciążające wydaje się stosowanie go w czynnościach niewymagających od nas zbytniej uwagi, jak np. gotowanie i słuchanie audiobooka albo nauka słówek przez słuchawki podczas biegania. Większość matek uważa (niekiedy żartobliwie), że pracuje na wiele etatów jednocześnie. Jednak część tych czynności wykonują one rutynowo, niemal automatycznie, jak np. doglądanie gotowania, przez co więcej skupienia osiągają nad zadaniem głównym, jak choćby karmieniem dziecka. Nie można porównywać skutków jednoczesnego oglądania meczu i rozmowy z kimś z jazdą samochodem i rozmawianiem przez telefon – nawet przez zestaw głośnomówiący, bo skutki tej drugiej sytuacji mogą być tragiczne.

Skazani na multitasking

W większości przypadków wykonywanie wielu różnorodnych zadań wpływa niekorzystnie na rezultaty, jednak nie zawsze mamy wybór. Jeśli stanowisko wymaga od nas wykonywania wielu zadań naraz lub ciągłego przeskakiwania między nimi, powinniśmy być odpowiednio przygotowani. Planowanie zadań i tworzenie list do zrobienia to kluczowa zasada, której powinniśmy się trzymać. Jeśli chcemy dobrze i sprawnie wykonywać wiele zadań naraz, musimy dokładnie zaplanować swoją pracę. Dzięki temu będzie wiadomo, jakie i w jakiej kolejności zadania wykonywać. Pomoże w tym spis obowiązków, np. lista ułożona w kolejności od najbardziej priorytetowych zadań. Oto kilka wskazówek:

  • Tworzyć notatki. Kiedy mamy wiele zadań do wykonania, bardzo łatwo jest o czymś zapomnieć. Dlatego tak ważne jest tworzenie notatek – zarówno dotyczących szczegółów wykonywanych obowiązków, jak również pomysłów, które wykorzystamy w przyszłości. W ten sposób wspieramy swój przeciążony wielozadaniowością mózg.
  • Grupować zadania. Z badań wynika, że multitasking daje dobre efekty, kiedy poszczególne zadania są do siebie podobne. Dlatego, planując pracę, warto pogrupować swoje obowiązki według ich podobieństwa. Na przykład: w pierwszej połowie dnia odpisujemy na mejle klientów oraz kontaktujemy się z nimi telefonicznie, a w drugiej połowie — przygotowujemy analizy czy jej prezentację z wynikami. Staramy się nie wykonywać naraz lub od razu po sobie zadań całkowicie innego rodzaju.
  • Kończyć rozpoczęte prace. O ile jest to możliwe, staramy się kończyć to, co zaczęliśmy. Unikamy sytuacji, w których mamy rozgrzebane kilka lub kilkanaście projektów, ale żaden nie jest ukończony. Bardzo trudno będzie się w nich połapać i spada nasza motywacja. W pracy bardzo ważne jest, aby kończyć zadania i mieć poczucie dobrze zrealizowanych obowiązków.
  • Dbać o „work-life balance” – równowagę pracy i życia. Nie zapominajmy o odpoczynku i życiu prywatnym. Brak snu, litry kawy i sporadyczny kontakt z bliskimi nie pomagają uporać się z zadaniami w pracy. Postarajmy się wyznaczyć wyraźną granicę między czasem pracy a życiem prywatnym. O ile to możliwe, starajmy się wykonywać swoje zadania w regularnych godzinach i nie korzystać ze służbowego mejla w weekend czy podczas wakacji.
  • Unikać „rozpraszaczy”. Skupienie na pracy jest trudne, kiedy jesteśmy atakowani przez wiele bodźców zewnętrznych. Gdy wykonujemy swoje zadania, unikajmy przeglądania portali społecznościowych, pisania postów do znajomych czy też oglądania kątem oka telewizji. Zadbajmy, aby nasze środowisko pracy było wolne od tego typy „rozpraszaczy”.

Pomóc również może metoda zwana techniką Pomodoro, o której już wkrótce.

 

 



Oceń artykuł
Wczytuję ocenę...

 

Polecane
Emerytury
Stażowe