Nowoczesność i bezpieczeństwo akt pracowniczych

Nie unikniemy cyfryzacji, ale bezpieczeństwo akt związanych z zatrudnieniem i dostęp do nich pracowników, zawsze będzie dla nas ważne. Przechowywanie tego rodzaju dokumentów na nośnikach elektronicznych wymaga jednak odpowiednio długiego vacatio legis, w czasie którego do zmian będą mogli przygotowań się zarówno pracodawcy, jak i ZUS – mówił w zespole do spraw prawa pracy RDS wiceminister rodziny pracy i polityki społecznej Stanisław Szwed.
/ www.pexels.com

W opinii wiceministra, można jeszcze dyskutować, czy okres przechowywania akt pracowniczych, który obecnie wynosi 50 lat, powinien być skrócony do 10 lat, czy może do innego okresu.

 

Na razie resort rozwoju, autor propozycji zmian wprowadzających zasadę przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej oraz elektronicznej korespondencji, wycofał się z trzeciej zmiany dotyczącej oświadczeń woli w sprawach pracowniczych. Forma elektroniczna ma być przy oświadczeniach woli dopuszczalna, ale nie obowiązkowa.

 

W opinii organizacji pracodawców, elektronizacja dokumentów pracowniczych znacznie obniży koszty i dlatego jest pożądana. Wskazywali oni również, że długotrwałe przechowywanie nie zawsze oznacza, że jest ono realizowane właściwie, szczególnie wtedy, gdy firma upadnie, a przecież nie są to przypadki odosobnione. W takich sytuacjach dostęp pracownika do akt, od których zależą jego uprawnienia, jest utrudniony, a często wręcz niemożliwy.

 

Natomiast związki zawodowe miały do propozycji resortu rozwoju istotne zastrzeżenia. Dotyczyły one np. zabezpieczenia dokumentów archiwizowanych elektronicznie, możliwości ich utraty, dostania się ich w ręce osób nieuprawnionych. Eksperci związkowi pytali, kto miałby decydować, czy dokumentacja będzie prowadzona w formie elektronicznej czy papierowej.

 

Jak zaznaczył reprezentujący w zespole NSZZ „Solidarność” Sławomir Adamczyk, „zaproponowana zmiany jest rewolucyjna, a wprowadzana bocznymi drzwiami”.

Chodzi o bezpieczeństwo, tak przy przechowywaniu akt, jak i przy komunikacji elektronicznej” - powiedział.

 

Dodał, że powstaje też wątpliwość, kto miałby sfinansować podpis elektroniczny, którym posługiwałby się pracownik składając swoje oświadczenie woli. A jest to na dziś koszt ok. 300 zł.

 

Elektroniczna forma dokumentów pracowniczych jest w praktyce bardzo istotna. Dotyczy przecież chociażby np. zawarcia umowy o pracę, jej rozwiązania, list płac, okresów zatrudnienia itd.

 

Anna Grabowska


 

POLECANE
Trump podczas spotkania z japońską premier rzucił żart o Pearl Harbour polityka
Trump podczas spotkania z japońską premier rzucił żart o Pearl Harbour

Podczas spotkania z japońską premier prezydent USA tłumaczył, dlaczego nie poinformował sojuszników o planowanej operacji przeciw Iranowi. W trakcie odpowiedzi padło zaskakujące porównanie do historycznego ataku na Pearl Harbor.

Indie wycofują się z ideologii gender. Aktywiści wściekli tylko u nas
Indie wycofują się z ideologii gender. Aktywiści wściekli

Indie wycofują się ze wsparcia dla ideologii gender. Nowe prawo ograniczy tam zmianę płci na życzenie i zacznie chronić dzieci przed przymusową tranzycją. Aktywistom gender się to nie podoba – ich protesty wybuchają właśnie w całym kraju.

Koalicja przeciw ETS się rozszerza. Spór na szczycie UE z ostatniej chwili
Koalicja przeciw ETS się rozszerza. Spór na szczycie UE

Na unijnym szczycie wyraźnie zarysował się podział w sprawie systemu ETS. Coraz więcej państw domaga się jego reformy, wskazując na rosnące koszty energii.

Chuck Norris trafił do szpitala. Nagły incydent na Hawajach z ostatniej chwili
Chuck Norris trafił do szpitala. "Nagły incydent" na Hawajach

Niepokojące informacje napłynęły z Hawajów. Legendarny aktor kina akcji miał zostać hospitalizowany po nagłym "zdarzeniu medycznym", mimo że jeszcze chwilę wcześniej był w znakomitej formie.

Opinia rzecznika TSUE. Ekspert: Problem nie w systemie losowania sędziów, ale w ręcznym sterowaniu składami sądów tylko u nas
Opinia rzecznika TSUE. Ekspert: Problem nie w systemie losowania sędziów, ale w ręcznym sterowaniu składami sądów

Opinia rzecznika Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wskazuje, że sam system losowego przydziału spraw sędziom może być zgodny z prawem UE, ale problemem jest możliwość późniejszej, arbitralnej zmiany składu orzekającego. W kontekście sprawy C-159/25 pojawiają się pytania o rolę decyzji administracyjnych i działania podejmowane m.in. przez Waldemar Żurek.

Sensacja w sklepie. Na półce wśród pluszaków schował się prawdziwy opos [nagranie] Wiadomości
Sensacja w sklepie. Na półce wśród pluszaków schował się prawdziwy opos [nagranie]

Klienci sklepu z pamiątkami na lotnisku w Hobart przecierali oczy ze zdumienia. Wśród pluszowych zwierząt znajdował się żywy opos, którego zdradził dopiero ruch oczu.

Polak zapalił papierosa w parku narodowym w Chile. Dostał mandat o wartości 60 tys. zł z ostatniej chwili
Polak zapalił papierosa w parku narodowym w Chile. Dostał mandat o wartości 60 tys. zł

Polski turysta został ukarany wysoką grzywną po incydencie w jednym z najbardziej znanych parków narodowych w Chile. Oprócz kary finansowej czeka go także zakaz wjazdu do kraju.

Grafzero: Chaos nowej reformy edukacji? z ostatniej chwili
Grafzero: Chaos nowej reformy edukacji?

Grafzero vlog literacki o nowej reformie edukacji - o chaosie proponowanych zmian, ale też o nerwowych komentarzach polskiej prawicy.

NIK zapowiedział bezprecedensową kontrolę w NBP.  W tle projekt SAFE 0 proc. pilne
NIK zapowiedział bezprecedensową kontrolę w NBP. W tle projekt SAFE 0 proc.

Najwyższa Izba Kontroli przygotowuje szeroką analizę działalności Narodowego Banku Polskiego. Sprawdzona ma zostać całość gospodarki finansowej instytucji, a w tle pojawia się kwestia projektu SAFE 0 proc.

Marta Nawrocka poleci do USA. W planie spotkanie z Melanią Trump gorące
Marta Nawrocka poleci do USA. W planie spotkanie z Melanią Trump

Na początku przyszłego tygodnia pierwsza dama uda się do Stanów Zjednoczonych, gdzie weźmie udział w międzynarodowym spotkaniu i inicjatywach charytatywnych.

REKLAMA

Nowoczesność i bezpieczeństwo akt pracowniczych

Nie unikniemy cyfryzacji, ale bezpieczeństwo akt związanych z zatrudnieniem i dostęp do nich pracowników, zawsze będzie dla nas ważne. Przechowywanie tego rodzaju dokumentów na nośnikach elektronicznych wymaga jednak odpowiednio długiego vacatio legis, w czasie którego do zmian będą mogli przygotowań się zarówno pracodawcy, jak i ZUS – mówił w zespole do spraw prawa pracy RDS wiceminister rodziny pracy i polityki społecznej Stanisław Szwed.
/ www.pexels.com

W opinii wiceministra, można jeszcze dyskutować, czy okres przechowywania akt pracowniczych, który obecnie wynosi 50 lat, powinien być skrócony do 10 lat, czy może do innego okresu.

 

Na razie resort rozwoju, autor propozycji zmian wprowadzających zasadę przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej oraz elektronicznej korespondencji, wycofał się z trzeciej zmiany dotyczącej oświadczeń woli w sprawach pracowniczych. Forma elektroniczna ma być przy oświadczeniach woli dopuszczalna, ale nie obowiązkowa.

 

W opinii organizacji pracodawców, elektronizacja dokumentów pracowniczych znacznie obniży koszty i dlatego jest pożądana. Wskazywali oni również, że długotrwałe przechowywanie nie zawsze oznacza, że jest ono realizowane właściwie, szczególnie wtedy, gdy firma upadnie, a przecież nie są to przypadki odosobnione. W takich sytuacjach dostęp pracownika do akt, od których zależą jego uprawnienia, jest utrudniony, a często wręcz niemożliwy.

 

Natomiast związki zawodowe miały do propozycji resortu rozwoju istotne zastrzeżenia. Dotyczyły one np. zabezpieczenia dokumentów archiwizowanych elektronicznie, możliwości ich utraty, dostania się ich w ręce osób nieuprawnionych. Eksperci związkowi pytali, kto miałby decydować, czy dokumentacja będzie prowadzona w formie elektronicznej czy papierowej.

 

Jak zaznaczył reprezentujący w zespole NSZZ „Solidarność” Sławomir Adamczyk, „zaproponowana zmiany jest rewolucyjna, a wprowadzana bocznymi drzwiami”.

Chodzi o bezpieczeństwo, tak przy przechowywaniu akt, jak i przy komunikacji elektronicznej” - powiedział.

 

Dodał, że powstaje też wątpliwość, kto miałby sfinansować podpis elektroniczny, którym posługiwałby się pracownik składając swoje oświadczenie woli. A jest to na dziś koszt ok. 300 zł.

 

Elektroniczna forma dokumentów pracowniczych jest w praktyce bardzo istotna. Dotyczy przecież chociażby np. zawarcia umowy o pracę, jej rozwiązania, list płac, okresów zatrudnienia itd.

 

Anna Grabowska



 

Polecane